訂單處理:叫貨、入庫、配單與結單

在使用系統前一堆紙本跟表格要自己記錄哪些商品要叫貨
叫完貨還要在核對品項跟成本是不是有出入😩
配單也是要對著庫存跟訂單避免配錯
有時候表格上面各種註記看了頭昏眼花😖
👉透過系統的輔助讓你從業餘小賣家成為專業團媽/團爸!
收到訂單後有四大重要步驟
叫貨、入庫、配單、結單

首先,什麼是結單呢?

結單是樂樂系統 獨有!首創! 的流程,其實簡單來說就是結算啦~
當顧客陸續下了很多訂單,要選擇配送、付款方式的這個流程,我們稱之為結單。

再來,一定要叫貨、配單嗎?

沒有強迫你一定要叫貨跟配單,是否使用全看自己,但隨著經營時間增加,品項必定會越來越多,管理庫存是早晚的問題而已。

最後,我們來看訂單的處理流程吧!

通常流程會看商品是否為預購來區分成下列兩種:
下單就先結單收款 :
不管有沒有貨都要先收款:顧客下單➝結單➝收款➝叫貨➝入庫➝配單➝出貨
貨到才結單收款:
付款才配單:顧客下單➝叫貨➝入庫➝結單➝收款➝配單➝出貨。
配單才付款顧客下單➝叫貨➝入庫➝配單➝結單➝收款➝出貨。
⭐ 實際流程可自行調整,但一定要庫存才能配單,有結單才能有收款、寄出狀態。

流程是彈性的,何時付款,是否先結單都可以自己去決定。
但是一定要有庫存才能配單,所以務必要先叫貨,再去入庫、配單。

關於是否先付款、開放顧客結單、自動配單等設定請至”設定”頁面中變更
(“設定”頁面相關說明:點我去看)

本篇文章圖片內黃色底的為付費版功能

叫貨 :除非有現貨,不然一定要叫貨才有庫存賣。

叫貨有以下幾種方式,例如:
一、系統後台➝庫存/缺貨頁面勾選商品➝執行➝建立叫貨單
二、系統後台➝商品➝查看商品資料➝數量資訊➝待訂➝建立叫貨單
三、系統後台➝商品➝查看商品資料➝數量資訊➝批次叫貨/入現貨➝建立叫貨單
四、系統後台➝商品管理➝需訂➝建立叫貨單

(叫貨單建立流程圖)

⭐ 最好的叫貨方式是第一種,從庫存/缺貨頁面去建立叫貨單,可以批次選擇不同的商品,也可以輸入成本跟叫貨單運費。

(庫存管理建立叫貨單流程:勾選商品>執行>成立叫貨單)

⭕ 入庫 :商品到貨要入庫才有庫存量配單,入庫有分”叫貨單”跟”現貨”兩種。

入庫有以下幾種方式,例如:
一、系統後台➝商品➝查看商品資料➝數量資訊➝批次入庫➝針對已成立的叫貨單入庫
二、系統後台➝商品➝查看商品資料➝數量資訊➝批次叫貨/入現貨➝現貨入庫
三、系統後台➝商品➝查看商品資料➝數量資訊➝已訂➝現貨入庫
四、系統後台➝商品➝需訂➝現貨入庫
五、系統後台➝商品➝待入庫➝針對已成立的叫貨單入庫
六、系統後台➝庫存/缺貨頁面勾選商品➝點商品名直接編輯庫存量(現貨入庫)

(入庫流程圖)

⭕ 配單:將庫存分配給顧客。

配單方式有以下幾種,有分批次跟單筆配單,也有自動按下單時間做配單:
一、系統後台➝訂單➝勾選訂單➝執行➝批次配單
二、系統後台➝訂單➝每筆訂單後方的配單欄位”-“可做單筆配單
三、系統後台➝商品➝查看商品資料➝查看留言與訂單➝單筆配單
四、系統後台➝商品➝查看商品資料➝查看留言與訂單➝進階➝自動配單
五、系統後台➝顧客➝查看顧客資料➝每筆訂單後方的配單欄位-可做單筆配單
六、系統後台➝叫貨➝入庫以後順便配單

自動配單是使用下單的順序去配單,如果是要依照結單順序的話就請使用手動自己去配單囉!

(配單流程圖)

⭕ 結單:訂單結單後才能印出撿貨單、出貨單等單據。

結單方式有以下,可以針對單位顧客結單,或是批次針對顧客或商品做結單:
一、系統後台➝商品➝勾選商品➝執行➝批次配單
二、系統後台➝顧客➝查看顧客資料➝已配單商品結單
三、系統後台➝顧客➝查看顧客資料➝預購結單
四、系統後台➝顧客➝勾選顧客➝執行➝批次結單

(結單流程圖)
(已配單商品結單)

(預購商品結單)
(商品管理勾選商品>>執行>>批次結單)

常見問題Q&A

➤Q:如果賣場都是現貨,可以設定讓顧客自己結單跟自動配單嗎?
➤Q:結單一定要賣家結嗎?
關於是否開放顧客結單、自動配單等設定請至“設定➝基本➝結單/出貨/運送/付款 “頁面中變更(點我去看) ,可以開放顧客自己結單、結單模式可以選擇貨到貨是預購結單。

➤Q:同一張叫貨單,但是商品是不同廠商,這樣到貨後,可以拆叫貨單去記錄運費跟入庫嗎?
不同的廠商叫貨單請分開,在你建立叫貨單的時候就會要你選擇廠商囉~所以不要為了方便就一起叫,叫貨單成立後就不能拆單了。
同一家廠商分批到貨的話且廠商補寄不算運費的話,針對該商品去做入庫就好了,在該叫貨單商品未完全入庫的情況下,叫貨單是不會跑到歷史叫貨單中的;如果需要補寄運費的話,就要刪除叫貨單去重新建立叫貨單才能輸入運費。

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