訂單處理:叫貨、入庫、配單與結單

在使用系統前一堆紙本跟表格要自己記錄哪些商品要叫貨
叫完貨還要在核對品項跟成本是不是有出入😩
配單也是要對著庫存跟訂單避免配錯
有時候表格上面各種註記看了頭昏眼花😖
👉透過系統的輔助讓你從業餘小賣家成為專業團媽/團爸!
收到訂單後有四大重要步驟
叫貨、入庫、配單、結單

通常流程會看商品是否為預購來區分成下列兩種:

①預購先付款 :顧客下單➝結單(付款)➝叫貨➝入庫➝配單➝出貨。
(結單後先付款或是配單再付款依照自己經營方式決定)
②有現貨: 顧客下單➝配單➝結單➝付款➝出貨。
(先配單再結單付款或是先結單付款再配單依照自己經營方式決定 )

流程是彈性的,何時付款,是否先結單都可以自己去決定。
但是一定要有庫存才能配單,所以務必要先叫貨,再去入庫、配單。

關於是否先付款、開放顧客結單、自動配單等設定請至”設定”頁面中變更
(“設定”頁面相關說明:點我去看)

叫貨 :除非有現貨,不然一定要叫貨才有庫存賣。
最好的叫貨方式是從庫存管理去建立叫貨單,可以批次叫貨,也可以輸入成本跟運費。(如下圖中的方法一)

(叫貨方法流程圖)
(方法一)

有的方式無法在建立叫貨單時就輸入運費成本喔!可以參考下表:

(各方法功能)

⭕ 入庫 :商品到貨要入庫才有庫存量給你配單,沒有叫貨但有現貨也是要入庫存。
入庫有分”叫貨單”跟”現貨”兩種,只有成立叫貨單的是一定要使用下圖方法六的方式去批次入庫,其他操作方式都是現貨入庫。

(入庫方法流程圖)

另外入庫也有分批次跟針對商品的細項去入庫,可以參考下圖。

⭕ 配單:將庫存分配給顧客。
自動配單是使用下單的順序去配單,如果是要依照結單順序的話就請使用手動自己去配單囉!
配單有很多地方都可以讓你去配單,可以選擇自己習慣方便的流程去操作。

(配單方法流程圖)

如下圖所示,有的配單會有預設目前可配單的商品及數量,有的就是針對商品細項去配單。

一般來說,最簡單的搭配組合就是叫貨流程一+入庫方法六+配單方法七
(如下圖所操作)
庫存管理➝建立叫貨單➝叫貨單管理➝批次入庫➝僅入現貨/自動配單

⭕ 結單:訂單結單後才能印出撿貨單、出貨單等單據。
“顧客管理➝查看顧客資料➝已配單商品結單或是預購結單”

另外也有針對商品去做結單的功能,
“商品管理➝執行➝批次結單”

常見問題Q&A

➤Q:如果賣場都是現貨,可以設定讓顧客自己結單跟自動配單嗎?
➤Q:結單一定要賣家結嗎?
關於是否開放顧客結單、自動配單等設定請至“設定➝結單/出貨/運送/付款 “頁面中變更(點我去看) 。
➤Q:同一張叫貨單,但是商品是不同廠商,這樣到貨後可以拆叫貨單去記錄運費跟入庫嗎?
不同的廠商叫貨單請分開,在你建立叫貨單的時候就會要你選擇廠商囉~所以不要為了方便就一起叫,叫貨單成立後就不能拆單了。
同一家廠商分批到貨的話且廠商補寄不算運費的話,針對該商品去做入庫就好了,在該叫貨單商品未完全入庫的情況下,叫貨單是不會跑到歷史叫貨單中的;如果需要補寄運費的話,就要刪除叫貨單去重新建立叫貨單才能輸入運費。
➤Q:顧客有的商品是預購的,有的有現貨配單,那這樣要怎麼一起幫顧客結單?
就先分別結單,在到”對帳/出貨”去做併單就可以了,如果是已經付款的會將款項退還到顧客錢包喔!記得併單後要點編輯去使用錢包金額,避免重複收款。

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